Zespół Szkół w Skorzewie

PROCEDURA ZABEZPIECZANIA DOKUMENTACJI

PRZEBIEGU NAUCZANIA

w Zespole Szkół w Skorzewie

1. OGÓLNE ZASADY

1. Dokumentacją szkolną podlegającą procedurze zabezpieczenia jest:

• dziennik elektroniczny zajęć głównych i dodatkowych (www.uonetplus.vulcan.net.pl/gminakoscierzyna)
• dziennik biblioteki szkolnej;
• dziennik pedagoga szkolnego;
• dokumentacja pedagogiczna.

1. Zgodnie z zapisem zawartym w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych, wszystkich pracowników szkoły, obowiązuje bezwzględny zakaz:

• kopiowania, udostępniania osobom niepowołanym, upowszechniania oraz przetwarzania danych uczniów i ich rodziców;
• wynoszenia dokumentacji szkolnej poza teren placówki.

1. Sposobemzabezpieczania powyższej dokumentacji szkolnej są odpowiednio:

• dla dziennika elektronicznego – hasła dostępu;
• dla dziennika biblioteki i pedagoga szkolnego – zamknięta szafka w bibliotece szkolnej;
• dla dokumentacji pedagogicznej – zamknięta szafka w gabinecie dyrektora.

1. Osobą odpowiedzialną za zabezpieczenie wymienionej dokumentacji jest Dyrektor Szkoły i

• osoby bezpośrednio z niej korzystające.

1. Osobami uprawnionymi do korzystania z dokumentacji szkolnej są:

• Dyrekcja Szkoły;
• nauczyciele zatrudnieni w Zespole Szkół w Skorzewie w zakresie posiadanych kompetencji;
• pracownicy administracji.

1. Pracownik stwierdzający nieprawidłowości w prowadzeniu dziennika elektronicznego lub brak któregokolwiek z w/w dokumentacji we właściwym dla niej miejscu jest zobowiązany bezzwłocznie zgłosić ten fakt Dyrektorowi Szkoły.

2. DZIENNIK ELEKTRONICZNY

1. Zasady funkcjonowania dziennika elektronicznego zostały opracowane na podstawie Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 z 2003r. Nr 107, poz. 1003 ze zm.).
2. Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada.
3. Hasło musi być zmieniane co 30 dni z wyjątkiem rodziców oraz uczniów, gdzie zmiana następuje co 90 dni. Hasło musi się składać z co najmniej 8 znaków i musi być kombinacją liter i cyfr. Konstrukcja systemu wymusza na użytkowniku okresową zmianę hasła.
4. Użytkownik jest zobowiązany stosować się do zasad bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu, które poznał na szkoleniu (nauczyciele na radzie pedagogicznej, rodzice na zebraniu, uczniowie na zajęciach).
5. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów sieci każdy użytkownik (administrator dziennika elektronicznego, dyrektor szkoły, wychowawca klasy, nauczyciel, pracownik sekretariatu, rodzic, uczeń) utrzymuje w tajemnicy również po upływie ich ważności.
6. W przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie administratora dziennika elektronicznego.
7. Raz w miesiącu administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek zarchiwizowania całego dziennika szkoły w formacie XML oraz zapisania go na płycie CD lub DVD wraz z programem umożliwiającym odczyt i dostarczenia do sekretariatu szkoły. Kopia ta powinna być przechowywana w szkolnym sejfie. Płyta powinna być opisana z podaniem zawartości i daty utworzenia archiwum.
8. Administrator dziennika elektronicznego raz na kwartał ma obowiązek sprawdzić wszystkie komputery w szkole wykorzystywane do obsługi dziennika elektronicznego, zwracając szczególną uwagę na względy bezpieczeństwa.
9. Jeżeli istnieje taka konieczność, administrator dziennika elektronicznego powinien ustawiać nauczycielom wygaszacze na hasło, wyłączać bootowanie z CD, zabezpieczyć dostęp do BIOS oraz wykonywać inne działania mające na celu podnoszenie bezpieczeństwa.
10. Każdy zauważony i zgłoszony administratorowi dziennika elektronicznego przypadek naruszenia bezpieczeństwa ma być zgłoszony firmie zarządzającej w celu podjęcia dalszych działań (zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów).
11. Administrator dziennika elektronicznego jest zobowiązany nie udostępniać nikomu, poza szkolnym administratorem sieci komputerowej, żadnych danych konfiguracyjnych szkolnej sieci komputerowej, mogących przyczynić się na obniżenie poziomu bezpieczeństwa.
12. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, mają być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież, według zasad określonych w Regulaminie Prowadzenia Dokumentacji obowiązującego w szkole.
13. Wszystkie zeskanowane i przesłane do bazy danych karty mają być zniszczone w niszczarce.
14. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, ocen, frekwencji, itp. rodzicom i uczniom, drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby.
15. Postępowanie w czasie awarii jest opisane w Zasadach Korzystania z Dziennika Elektronicznego w Zespole Szkół w Skorzewie.Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy, itp.), jeśli wymaga tego potrzeba zobowiązują się do poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie.

3. DZIENNIKBIBLIOTEKI I PEDAGOGA

1. Z dzienników biblioteki i psychologa  mają prawo korzystać jedynie osoby przypisane do tej dokumentacji.
2. Inni nauczyciele mają prawo do wglądu do w/w dokumentacji  jedynie po uzgodnieniu z osobą odpowiedzialną za dany dziennik.
3. Za właściwe zabezpieczenie w/w dzienników odpowiadają osoby za nie odpowiedzialne.

4. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI PEDAGOGICZNEJ

1. Dokumentację pedagogiczną stanowią:

• orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego;
• orzeczenia o potrzebie nauczania indywidualnego;
• opinie o dostosowaniu wymagań edukacyjnych do indywidualnych potrzeb ucznia ze specyficznymi trudnościami;
• opinie o udzieleniu pomocy pedagogicznej.

1. Miejscem właściwym dla przechowywania w/w dokumentów jest wyznaczona zamykana szafka w gabinecie dyrektora.
2. Nauczyciele mogą korzystać z w/w dokumentacji tylko w gabineciedyrektora. Nie wolno wynosić wskazanej dokumentacji poza wyznaczony gabinet.
3. Istnieje bezwzględny zakaz kopiowania tej dokumentacji na użytek własny.
4. Za właściwe zabezpieczenie dokumentów w gabinecie odpowiedzialny jest Dyrektor Szkoły wraz z pedagogiem.

 5. INFORMACJE DODATKOWE

1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych zawartych w dzienniku elektronicznym w celach archiwizacyjnych, mają być przechowywane w szkolnym archiwum.
2. Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne.
3. Szkoła może udostępniać dane ucznia bez zgody jego rodziców/opiekunów prawnych odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych, np. innym szkołom w razie przeniesienia ucznia, uprawnionym urzędom kontroli lub nakazu sądowego.
4. Każdy nauczyciel i pracownik szkoły zobowiązany jest do przestrzegania procedury i kierowania się jej zasadami.
5. Nauczyciel i pracownik szkoły ponosi odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną za nieprzestrzeganie procedury.

       Skorzewo, ……………………….

                                                                                                                                                                                       Zatwierdzam:

                                       ……………………………………………..……...

         (podpis i pieczęć imienna dyrektora)